Sandvik Eläkesäätiö
Sandvik Eläkesäätiö

Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, tietojen käyttötarkoitukset ja rekisteröitävät henkilöt

Sandvik Eläkesäätiö hoitaa työntekijän eläkelain (395/2006, TyEL) mukaista lakisääteistä työeläketurvaa sekä eläkesäätiölaissa (1774/1995) tarkoitettua vapaaehtoista lisäeläketurvaa. Eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja edellä mainituissa laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi.

Eläkesäätiö ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja työntekijöistä, joiden lakisääteinen ja/tai lisäeläketurva on järjestetty eläkesäätiössä sekä eläkesäätiöltä eläkettä hakeneista tai saavista henkilöistä.

Eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja, joita tarvitaan eläkkeen hakemiseen, eläkeoikeuden selvittämiseen, eläkkeen määräytymiseen tai eläkkeen maksamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös siltä osin, kun niitä tarvitaan eläkesäätiön eläkevastuun laskemiseen ja vakuutusmaksujen määräämiseen.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. seuraavat henkilötiedot:

  • Henkilön perus- ja yhteystiedot

    • nimi, henkilötunnus, kieli, kansalaisuus, kuolintieto

    • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

    • yhteyshenkilöt ja edunvalvojat sekä näiden yhteystiedot

  • Työsuhteeseen liittyvät tiedot

    • työantajan nimi

    • työsuhteen kesto- ja ansiotiedot

  • Eläkkeen hakemiseen liittyvät tiedot

    • pyydetyt ennakkolaskelmat

    • eläkeoikeuden selvittämisessä tarvittavat tiedot

    • terveydentilatiedot työkyvyttömyyden arviointia sisältävissä hakemusasioissa

    • perhesuhdetiedot

  • Eläkkeen määräytymiseen liittyvät tiedot

    • eläkeikä, karttunut eläke

    • tiedot muista eläkkeeseen vaikuttavista sosiaalietuuksista

    • eläkkeen määrään vaikuttavat muut tiedot

  • Eläkkeen maksamiseen liittyvät tiedot

    • pankkiyhteys

    • ennakonpidätystiedot

    • eläkkeen määrä

    • muut maksunsaajat

Tahot, joilta henkilötietoja saadaan

Eläkesäätiö saa henkilötietoja vain sellaisilta tahoilta, joilla on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus luovuttaa henkilötietoja eläkesäätiölle. Lisäksi eläkesäätiö saa henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään.

Eläkesäätiö saa säännönmukaisesti henkilötietoja mm. seuraavilta tahoilta:

  • työnantaja

  • toinen eläke- tai vakuutuslaitos

  • Eläketurvakeskus

  • Kansaneläkelaitos

  • pankki

  • verohallinto

  • väestörekisterikeskus

  • ulosottoviranomainen

  • sosiaaliviranomainen
  • työttömyyskassat
  • työvoimaviranomaiset

Tahot, joille henkilötietojen luovutetaan

Eläkesäätiön henkilötietoja luovutetaan vain laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvollisuuksien mukaisesti. Henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella.

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti mm. seuraaville vastaanottajille:

  • työnantaja

  • Eläketurvakeskus

  • toinen eläkelaitos

  • Kansaneläkelaitos

  • pankki

  • verohallinto

  • ulosottoviranomainen

  • työttömyyskassa
  • sosiaaliviranomainen
  • työvoimaviranomainen
  • kuntoutuspalvelujen tuottaja

  • muutoksenhakuelimet

Henkilötietojen käsittelijä

Eläkesäätiöllä on palvelusopimus eläkekassojen ja -säätiöiden palveluyhtiö Porasto Oy:n kanssa eläkesäätiön tarvitsemien eläkepalveluiden tuottamisesta. Porasto Oy toimii eläkesäätiön lukuun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä.

Porasto Oy noudattaa samoja periaatteita ja lainsäädännön mukaisia velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkesäätiö.

 

Työeläkealan yhteiset tietojärjestelmät

Työeläkealalla on ollut vuodesta 2007 alkaen käytössään yhteinen työsuhde- ja ansiotietojen rekisteröintijärjestelmä (ansaintarekisteri). Ansaintarekisterin lisäksi työeläkealan toimijoilla on myös muita yhteisiä eläkevakuuttamisessa tarvittavia tietojärjestelmiä (mm. eläkepäätösrekisteri). Rekisterien teknisestä ylläpidosta vastaa eläkelaitosten ja Eläketurvakeskuksen perustama ja omistama Arek Oy.

Eläkelaitokset ovat yhteisrekisterissä olevien omien tietojensa rekisterinpitäjiä. Arek Oy on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittama henkilötietojen käsittelijä.

Henkilötietojen siirtäminen EU- tai Eta-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja Eta-alueen ulkopuolelle osana työeläkealan yhteisten tietojärjestelmien kehittämistyötä. Näissä tilanteissa henkilötietojen suoja turvataan mm. EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Henkilötietojen poistaminen

Eläkesäätiö säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on eläkeasian käsittelyn kannalta tarpeellista. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään. Eläkesäätiö noudattaa lakisääteisiä säilyttämisaikoja.

Lakisääteisen eläkeasian asiakirjoja säilytetään työntekijäneläkelain (TyEL) 218 §:ssä säädettyjen määräaikojen mukaisesti. Myös kirjanpitolain säännökset tulevat sovellettaviksi.

TyEl 218 §:n ja kirjanpitolain mukaiset määräajat ovat:

  • eläke- ja kuntoutusasian hoitaminen, eläkkeiden maksaminen: eläkkeensaajan elinaika ja 5 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • perhe-eläke: perhe-eläkkeen maksuaika ja 5 sen jäkeistä kalenterivuotta
  • muutoksenhaku: 50 vuotta, jollei tietoja ole säilytettävä eläke- ja vakuutusasiakirjoina tätä pidempää aikaa
  • eläkevastuiden laskeminen: elinaika ja 6 sen jälkeistä kalenterivuotta

Lisäeläkeasiakirjojen säilytysajoista ei säädetä eläkesäätiölaissa. Eläkesäätiö säilyttää myös niitä TyEL 218 §:ssä määriteltyjen määräaikojen mukaisesti.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Eläkesäätiö käsittelee kaikkia henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen tietoturvallisuus on järjestetty sekä teknisillä että organisatorisilla turvatoimilla. Henkilötietojen tietosuojaa ja tietoturvaa valvotaan ja kehitetään.

  • Käytettävien tietojärjestelmien asianmukaisesta tietoturvasta on huolehdittu.

  • Tietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.

  • Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja noudattaen minimioikeuskäytäntöä.

  • Käyttäjiä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

  • Käyttäjille on annettu ohjeistus henkilötietojen käsittelyyn ja heitä koulutetaan säännöllisesti.

  • Henkilötiedot säilytetään kulunvalvonnan alaisissa ja suojatuissa tiloissa.

  • Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön oikeuttamille tahoille ja tällöinkin tiedot luovutetaan tietoturvallisesti.

Eläkesäätiön lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät noudattavat samoja periaatteita ja velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkesäätiö.

Automatisoidut päätökset ja profilointi

Eläkesäätiö ei tee kerättyjen henkilötietojen perusteella automatisoitua päätöksiä tai profilointia.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietojen tarkastaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettuna. Rekisteröidyn tulee esittää tietopyyntönsä eläkesäätiölle kirjallisesti. Tietopyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen.

Tiedot toimitetaan rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun eläkesäätiö on vastaanottanut tietopyynnön. Määräaikaa tietojen toimittamiselle voidaan tietyissä tilanteissa pidentää enintään kahdella kuukaudella. Jos määräaikaa pidennetään, eläkesäätiö ilmoittaa siitä rekisteröidylle kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.

Henkilötietojen täydentäminen ja oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää puutteellisten, epätarkkojen, virheellisten ja vanhentuneiden tietojen täydentämistä ja oikaisua. Tietojen täydennys- tai oikaisupyyntö tulee esittää eläkesäätiölle kirjallisesti.

Henkilötietojen poistaminen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa poistamista sinä aikana, kun eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja lakisääteiseen velvoitteen noudattamiseksi.

Eläkesäätiö poistaa rekisteröidyn henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä henkilötietojen lakisääteisen säilyttämisajan päätyttyä.

Henkilötietojen käsittelyn kieltäminen tai rajoittaminen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta kieltää tai vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista silloin kun eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen toiseen järjestelmään

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen, kun tietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ei noudateta henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.

Yhteydenotot

Voit kysyä tarkempia tietoja henkilötietojen käsittelystä tai tästä selosteesta ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan.

Sandvik Eläkesäätiö

Tietosuojavastaava: Anne Salminen

anne.salminen_c@sandvik.com

Käyntiosoite: Häkiläpolku 3, 33100 Tampere

Postiosoite: PL 256, 33101 Tampere